Poniższe wyjaśnienia dotyczą kwestii rezydencji podatkowej i obowiązków w zakresie zapłaty podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych, w przypadku pracownika mieszkającego w Polsce, lecz zatrudnionego u zagranicznego pracodawcy. Jest to coraz częściej spotykana sytuacja, bowiem w obecnym czasie postępującej globalizacji i digitalizacji praca może być z powodzeniem wykonywana w trybie zdalnym, dla pracodawców, mających siedzibę w innych krajach.
Podatek dochodowy
Do ww. zagadnienia ma zastosowanie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.), w świetle którego podatnik, który jest rezydentem polskim, podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (innymi słowy ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce).
W myśl art. 3 ust. 1a ww. ustawy, za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych). Podobna definicja rezydenta jest zawarta w umowach w sprawie unikania podwójnego opodatkowania między Polską a innymi krajami. Zgodnie z hierarchią aktów prawnych z Konstytucji RP, umowy międzynarodowe mają pierwszeństwo przed aktami prawa krajowego, zatem podstawowym aktem, stanowiącym o zasadach rezydencji podatkowej, są w tym przypadku umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania.
W art. 4 umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania znajduje się zazwyczaj zapis:
„określenie osoba mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie oznacza każdą osobę, która zgodnie z prawem tego Państwa podlega tam opodatkowaniu ze względu na jej miejsce zamieszkania, miejsce stałego pobytu (…)”.
A zatem podatnik jest rezydentem Polski, gdy spełnia warunek posiadania w Polsce miejsca zamieszkania. W kolejnych ustępach art. 4 jest opisany algorytm ustalania miejsca rezydencji osób, które w obu umawiających się państwach posiadają miejsce zamieszkania. Wówczas w celu ustalenia, z którym krajem wiążą podatnika ściślejsze powiązania, należy rozważyć przesłanki dotyczące stanu faktycznego, przemawiające za silnymi związkami łączącymi podatnika odpowiednio z Polską oraz innym państwem (np. państwem siedziby pracodawcy) i zmierzające do ustalenia ośrodka interesów życiowych.
Jeśli ośrodek interesów życiowych pracownika znajduje się w Polsce (dla jego ustalenia kluczowe jest miejsce, gdzie mieszka jego najbliższa rodzina), to jest rezydentem podatkowym w Polsce i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Rezydentem podatkowym innego państwa nie będzie pracownik tylko z uwagi na przychód osiągany z umowy o pracę, która jest zawarta z firmą mającą siedzibę w innym państwie. W przypadku polskich rezydentów podatkowych, podatek PIT należy płacić w Polsce. Płatnikiem podatku dochodowego nie będzie pracodawca zagraniczny, tylko zatrudniony pracownik. Pracownik ma zatem w Polsce obowiązek zapłaty co miesiąc zaliczek na podatek dochodowy, a po zakończeniu roku obowiązek złożenia zeznania podatkowego i wykazania w nim wszystkich dochodów, osiągniętych zarówno w Polsce, jak i w innych państwach.
Zdarzają się sytuacje, w których podatek jest odprowadzany w państwie siedziby pracodawcy, a nie w Polsce. Rodzi się wówczas pytanie, czy pracownik może obawiać się ewentualnych prób naliczania odsetek od zaległości podatkowych i kar ze strony polskich organów skarbowych? Istnieje ryzyko, że polski urząd skarbowy stwierdzi istnienie zaległości podatkowej za ubiegłe lata, jeśli uzna, że podatek dochodowy w ogóle nie powinien być zapłacony za granicą w ubiegłych latach, tylko powinien być zapłacony wyłącznie w Polsce. Pracownik miałby wówczas w Polsce zaległość podatkową, a w kraju siedziby pracodawcy nadpłatę podatku do zwrotu.
Składki ubezpieczeniowe
Jeżeli pracodawca jest podmiotem mającym siedzibę w innym państwie Unii Europejskiej to do ustalenia, w którym państwie pracownik będzie podlegał ubezpieczeniom, stosuje się przepisy:
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie 883/2004),
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie wykonawcze 987/2009).
Zgodnie z art. 11 rozporządzenia 883/2004 osoby, do których stosuje się to rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Zgodnie z zasadą jednego ustawodawstwa pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu w tym państwie, w którym pracuje, nawet jeżeli siedziba pracodawcy oraz jego miejsce zamieszkania znajdują się w innym państwie.
Poniższe wyjaśnienia dotyczą pracowników, którzy wykonują pracę na terytorium Polski, a zatem zgodnie z ww. przepisem podlegają oni ubezpieczeniom w Polsce. Zgodnie z art. 21 rozporządzenia wykonawczego 987/2009 pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, jest zobowiązany do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim.
Przepisy nakładają więc obowiązek odprowadzania składek ubezpieczeniowych na pracodawcę. Istnieje jednak możliwość przejęcia tych obowiązków przez samego pracownika. Przepisy rozporządzenia wykonawczego 987/2009 przewidują, że pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Należy powiadomić instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.
Zagraniczny pracodawca zatrudniający na terytorium Polski pracownika zawiera z pracownikiem oddzielną umowę „o przejęcie obowiązków płatnika”. O zawarciu takiej umowy informuje instytucję ZUS w Polsce i na tej podstawie pracownik będzie wypełniał obowiązki płatnika, odprowadzając składki zgodnie z polskimi przepisami, czyli w części dotyczącej zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Na podstawie umowy zawartej z pracodawcą zagranicznym z państwa członkowskiego Unii pracownik staje się płatnikiem składek. Zgłoszenia dokonuje we właściwym z uwagi na miejsce zamieszkania oddziale (inspektoracie) ZUS.
Pracownik pełniący obowiązki płatnika składek w imieniu pracodawcy zagranicznego musi posiadać NIP. Pracownik będący obywatelem Polski wykorzystuje do tego celu osobisty NIP.
Zadaniem pracownika pełniącego rolę płatnika jest wypełnienie obowiązku zgłoszeniowego. Polega on na zgłoszeniu się pracownika do właściwej ze względu na jego miejsce zamieszkania jednostki ZUS z:
- kopią zawartej z pracodawcą zagranicznym umowy o przejęciu obowiązków płatnika,
- kopią decyzji o nadaniu NIP,
oraz na wypełnieniu dwóch formularzy, tj. ZUS ZUA (lub ZUS ZZA, gdy podlegać będzie tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) oraz ZUS ZAA, w których jako dane identyfikacyjne płatnika (blok II) podaje NIP, PESEL, nazwisko i imię.
Podsumowując, składki ubezpieczeniowe powinny być w Polsce odprowadzane przez pracodawcę zagranicznego, zarejestrowanego jako płatnik w Polsce lub przez pracownika, jeśli byłaby podpisana ww. umowa „o przejęcie obowiązków płatnika”.
