Poniższe wyjaśnienia dotyczą możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów, przez firmę niemającą osobowości prawnej, wydatków na wykończenie biura, które będzie przedmiotem najmu.
Co do zasady najemca ma obowiązek pokrywać z własnych środków finansowych wydatki na rzecz utrzymania właściwego stanu lokalu użytkowego. Są to tzw. drobne nakłady. Ich przykładowa lista została zawarta w artykule 681 Kodeksu Cywilnego. Za drobne nakłady należy uważać między innymi malowanie ścian i sufitów, drobną naprawę podłóg i drzwi, naprawę instalacji oraz urządzeń technicznych. Lista zawarta w Kodeksie Cywilnym jest katalogiem otwartym. Oznacza to, że najemca ma obowiązek pokrywać koszty wszystkich bieżących, drobnych napraw, których wymaga lokal użytkowy.
Sytuacja, gdy budynek jest już oddany do eksploatacji.
Możliwość ponoszenia kosztów remontowo-modernizacyjnych (adaptacyjnych) przez najemcę w wynajmowanym lokalu musi wynikać bezpośrednio z umowy najmu. Np. wydatki na wymianę okien, jako wydatki remontowe, mogłyby być zaksięgowane bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem, że nie byłyby poniesione przed rozpoczęciem eksploatacji lokalu.
W przypadku budynku obcego, oddanego już do eksploatacji, wydatki modernizacyjne (adaptacyjne), będą stanowiły inwestycję w obcym środku trwałym i podlegały amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne od inwestycji w obcym środku trwałym będą stanowiły koszt uzyskania przychodu. VAT naliczony, wykazany w fakturach zakupu materiałów i usług związanych z pracami remontowymi i modernizacyjnymi (adaptacyjnymi), będzie mógł pomniejszyć podatek należny.
Do umowy najmu lokali mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o najmie. Na podstawie art. 681 k.c. najemca ma obowiązek dokonywania jedynie drobnych nakładów, które są w tym przepisie wymienione przykładowo jako: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych. Jak widać, według Kodeksu cywilnego najemcę obciążają jedynie drobne nakłady. Na pewno nie należą do nich wydatki na wymianę okien, drzwi i parapetów. Strony umowy mogą jednak, w myśl zasady swobody zawierania umów określonej w art. 353 k.c., umówić się na dokonanie przez najemcę prac remontowo-modernizacyjnych.
Dla celów dowodowych, w kontekście potencjalnego sporu z organami podatkowymi, warto sporządzić w każdym przypadku umowę na piśmie oraz zawrzeć w niej zapisy jasno określające obowiązki stron, szczególnie w zakresie ponoszonych nakładów na wynajmowany lokal. Przy braku takich zapisów w umowie wynajmujący może, według swojego wyboru, albo zatrzymać dokonane przez najemcę w lokalu ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu. Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swojego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego (art. 676 Kodeksu cywilnego). Otrzymana rekompensata w części przekraczającej niezamortyzowaną wartość inwestycji stanowi dla najemcy przychód podatkowy.
Jeśli właściciel budynku (lokalu) zwróci najemcy wartość poniesionych przez niego nakładów inwestycyjnych, to po jego stronie pojawi się wydatek możliwy do rozliczenia w kosztach podatkowych. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że jeśli zwrot nie przekracza 10 000 zł (do końca 2017 r. 3 500 zł), wydatek podlega zaliczeniu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wydatek jest wyższy od tej kwoty – zwiększa wartość początkową wynajmowanego środka trwałego.
W sytuacji gdy podatnik jeszcze nie rozpoczął eksploatacji tego lokalu na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, wydatki dokonane na jego remont będą w całości stanowiły inwestycję w obcym środku trwałym.
Kiedy nakłady najemcy lokalu przekroczą kwotę 10 000 zł, to taka inwestycja w obcym środku trwałym będzie podlegać skróconej amortyzacji, nie krótszej niż przez okres 10 lat (art. 22j ust. 4 updof – Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wcześniejsze rozwiązanie umowy spowoduje utratę możliwości dalszej amortyzacji tej inwestycji w środku trwałym, bez możliwości zaliczenia pozostałej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.
Ulepszenie obcego środka trwałego, czyli inwestycja w obcym środku trwałym, nastąpi wtedy, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację obcego środka trwałego przekroczy w danym roku podatkowym 10 000 zł, a wydatki te spowodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia go do używania.
Inwestycje w obcym środku trwałym podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu ich używania. Inwestycję taką wprowadza się do ewidencji środków trwałych, kwalifikując ją do właściwej grupy KŚT. Klasyfikacja jest uzależniona od rodzaju środka trwałego, na który poniesiono nakłady ulepszające. Jeśli ulepszenie dotyczyło np. obcego budynku lub budowli, to inwestycję przypisuje się do grupy 1 lub 2 KŚT, a jeśli nakłady dotyczyły maszyn, urządzeń lub środków transportu, zaliczanych do grup 3-8 KŚT, to inwestycję należy przypisać odpowiednio do tych grup.
Sytuacja, gdy budynek nie jest jeszcze oddany do eksploatacji.
Z art. 22a updof wynika, że składnik majątku stanowi środek trwały podlegający amortyzacji, pod warunkiem m.in., że w dniu przyjęcia do używania jest kompletny i zdatny do użytku. Podkreślić należy, że kompletność i zdatność do użytku trzeba rozpatrywać pod kątem planowanego sposobu wykorzystania danego środka trwałego. Przed wykończeniem wnętrz budynek nie będzie mógł być uznany za środek trwały, ponieważ nie będzie kompletny i zdatny do użytku. Dopiero po spełnieniu tej przesłanki możliwe będzie amortyzowanie tego budynku.
Najemca może zobowiązać się względem wynajmującego do ukończenia budowy określonego budynku (np. budynku będącego w stanie surowym) oraz późniejszego wykorzystywania tego budynku na podstawie umowy najmu. W takiej sytuacji najemca nie powinien mieć wątpliwości, iż ponoszone przez niego nakłady dotyczą składnika majątkowego, który przez wynajmującego nie jest jeszcze uznawany za środek trwały. Aby móc zakwalifikować nakłady poniesione na cudze składniki majątkowe jako inwestycje w obcych środkach trwałych, muszą one dotyczyć składników majątkowych mających status środków trwałych. Muszą to być zatem przedmioty kompletne i zdatne do użytku, tak od strony faktycznej jak i prawnej (przez co należy rozumieć, iż w stosunku do tych przedmiotów spełnione zostały już wszystkie wymogi formalne, niezbędne dla zgodnego z prawem przyjęcia ich do używania).
Powstaje w związku z tym pytanie, w jaki sposób powinny zostać potraktowane na gruncie podatku PIT nakłady poniesione na cudzy składnik majątku, niestanowiący jeszcze środka trwałego?
Zaliczenie tego typu wydatków bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów może zostać niestety zakwestionowane przez władze skarbowe. Wydatki te mogą bowiem zostać uznane za wydatki na budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie (patrz – wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18.11.2005, sygn. FSK 2690/04). Wydatki poniesione na budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie, podobnie jak inwestycje w obcych środkach trwałych, podlegają amortyzacji podatkowej, niezależnie od przewidywanego okresu ich używania. W tym zakresie niedopuszczalne jest jednak stosowanie indywidualnych stawek amortyzacyjnych. Przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych od budynków i budowli wybudowanych na cudzym gruncie stosuje się bowiem takie same zasady, jak przy amortyzacji własnych środków trwałych. Przykładowo, nakłady poniesione na cudzy budynek niemieszkalny amortyzowane byłyby według stawki 2,5%.
Jak wynika z powyższego komentarza, podatnicy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej budynki lub ich części będące własnością innych podmiotów, powinni zachować ostrożność w procesie kwalifikowania nakładów poniesionych na te nieruchomości. W pewnych sytuacjach określenie, jaki status u właściciela (jako środki trwałe lub składniki niebędące środkami trwałymi) mają najmowane od niego budynki lub ich części, będzie kluczowe dla najemcy. Konieczne może się okazać uzyskanie dodatkowych informacji od właściciela, od którego podatnik najmuje lub dzierżawi określoną nieruchomość. W celu osiągnięcia zamierzonych skutków podatkowych, opłacalnym może okazać się np. odsunięcie w czasie momentu poniesienia przez najemcę pierwszych nakładów na cudzy budynek, tak aby móc zakwalifikować je do inwestycji w obcych środkach trwałych i amortyzować przy zastosowaniu indywidualnej stawki amortyzacyjnej.
W celu upewnienia się co do wykładni przepisów, przed zawarciem transakcji można ewentualnie wystąpić o interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
